Ontlast je personeelsadministratie met efficiënte personeelssoftware

De taken die de medewerkers van de personeelsadministratie hebben, zijn divers. Deze bestaan onder andere uit het maken van personeelsplanningen en het verzorgen van de salarisuitbetalingen. Je ziet dat de verantwoordelijkheden van deze afdelingen in de loop van de jaren zijn toegenomen. Personeelsfunctionarissen houden zich steeds vaker bezig met het volledige personeelsbeleid, van werving van kandidaten tot het adviseren van het management. Met software als Shiftbase ontlast je de personeelsadministratie van de standaard administratieve processen.

Verschillende bedrijfstakken met eigen wensen
Voor ieder bedrijf is het belangrijk dat je personeelsbezetting optimaal is. In sommige bedrijfstakken is de planning echter ingewikkelder dan in andere branches. Administratiebedrijven hebben over het algemeen vaste werktijden en daardoor is de personeelsplanning overzichtelijk. Bij veel andere bedrijven is dat een ander verhaal.

Of je nu een horecabedrijf hebt, een productiebedrijf, een winkel of een transportbedrijf hebt, Shiftbase heeft voor iedere bedrijfstak passende software. Daarmee stel je eenvoudig en overzichtelijk de roosters op. Met deze manier van plannen bespaar je tijd en je weet daarnaast zeker dat je op alle afdelingen op de juiste momenten voldoende personeel beschikbaar hebt.

Altijd voldoende mensen op de werkvloer
Het maken van een werkrooster kan een ingewikkeld proces zijn. Zeker als je de samenwerking van verschillende afdelingen soepel wilt laten verlopen, is het belangrijk dat de bezetting van deze afdelingen op elkaar afgestemd is. Zo voorkom je dat de processen van de verschillende afdelingen mank lopen. Met een geautomatiseerde personeelsplanning vul je de verschillende diensten eenvoudig in. Heb je te maken hebt met herhalende diensten, onregelmatige werktijden of ploegendiensten dan houd je een duidelijk overzicht op de gewerkte uren. 

De roosters worden op een centrale plek opgeslagen. Ze zijn op ieder gewenst moment door de betrokkenen op te vragen. Daarbij is de actuele stand van zaken zichtbaar, zodat direct duidelijk is wie ingeroosterd is en wie van de werknemers afwezig is.

Tijdbesparing met overzichtelijke verlofregistratie
Hoe zorgvuldig je je werkrooster ook voorbereid, er zijn natuurlijk altijd omstandigheden waardoor werknemers niet beschikbaar zijn. Er is bijvoorbeeld sprake van ziekteverzuim of mensen hebben verlof. Bij onverwachte situaties is het handig dat je direct actie kunt ondernemen en mensen uit andere filialen kunt inzetten. Of wellicht zijn er medewerkers die geen dienst hebben, maar wel beschikbaar zijn om te werken.

Je krijgt automatisch een melding als de beoogde planning niet past in het schema van de betreffende medewerker. Dit scheelt een hoop handmatig uitzoekwerk. Neemt een medewerkers zelf het initiatief om een dienst met een collega te ruilen? Dit zie je dan terug in het aangepaste rooster. Ook daar heb je geen omkijken naar. Het enige dat je hoeft te doen, is de wijziging als planner goedkeuren. 

Een prikklok in een modern jasje
Voor het bijhouden van een goede urenregistratie is het noodzakelijk dat je medewerkers zich bij aanvang van hun dienst aanmelden en na afloop weer afmelden. De prikklok is een efficiënt middel om dit te doen. Maak je gebruik van personeelssoftware, dan blijft het principe van het klokken eigenlijk hetzelfde. Het verschil is alleen dat dit nu digitaal kan en dat de gegevens direct verwerkt worden in het persoonlijke dossier van de betreffende werknemer. Daarmee is er ook meteen een koppeling met het geplande werkrooster van de medewerker. De pauzes worden automatisch met het totaal aantal geregistreerde uren verrekend. Hiervoor hoeft dus niet apart geklokt te worden.

Het klokken kan op diverse manieren. Bijvoorbeeld via de app op de smartphone, via een speciale druppel of met de bankpas. Per werknemer stel je in op welke locatie er ingeklokt kan worden. Zo maak je het de medewerkers die regelmatig op andere locaties werken extra eenvoudig. De tijd dat je medewerkers vergeten om in– of uit te klokken is overigens ook voorbij. Op basis van het werkrooster krijgt de werknemer een herinnering als er niet tijdig geklokt wordt. Aan de andere kant zie je als beheerder ook meteen als een medewerker te laat is.

Directe koppeling met je eigen salarisadministratie 
Met een geautomatiseerde planning bespaar je al veel tijd en dus kosten. Je kunt het werkrooster en de registratie van de gewerkte uren bovendien direct aan je salarisadministratie koppelen. De software ondersteunt diverse gangbare salarispakketten, waardoor je nog meer voordelen hebt.

Je ziet bijvoorbeeld direct welke toeslag er op een bepaalde dienst van toepassing is en alle andere loonkosten worden eveneens doorgerekend. Hier komt dus geen handmatige berekening aan te pas. Mocht je binnen een bepaald budget je loonkosten willen beheersen, dan is het mogelijk het rooster daarop af te stemmen. 

Voldoe aan de wettelijke eisen
Volgende Arbeidstijdenwet (ATW) heeft een medewerker recht op 36 uur rust, gerekend over een gewerkte periode van een hele week. Deze rustperiode moet aaneengesloten zijn en mag eventueel over twee weken verspreid worden. Het is, zeker bij een groot personeelsbestand, soms lastig om te bepalen of het opgestelde werkrooster aan deze wettelijke eisen voldoet. Met een geautomatiseerde planning hoef je je daar geen zorgen om te maken.

Ook als het gaat om de bewaarplicht van de urenregistratie van je werknemers, voldoe je aan de wettelijke regels. In geval van een juridisch geschil heb je alle noodzakelijke informatie direct beschikbaar. 

Voor grote en kleine bedrijven
Is een softwarepakket met de tools voor personeelsplanning alleen maar geschikt voor grote bedrijven die met complexe werkroosters te maken hebben? Grote bedrijven met veel werknemers hebben er uiteraard baat bij. Maar ook voor kleinere bedrijven is het zinvol. Je kunt de medewerkers hiermee namelijk zoveel mogelijk ontlasten van bepaalde standaard administratieve werkzaamheden.

Je creëert op deze manier meer ruimte voor het opzetten van opleidingstrajecten of het voeren van een preventief verzuimbeleid.

Handig in gebruik, ook voor je medewerkers
Via de app zien je werknemers direct hoe het werkrooster eruit ziet. Eventuele wijzigingen geven ze online door. Met het digitaal inklokken voorkom je dat er onduidelijkheden of misverstanden ontstaan tussen je werknemers en de salarisadministratie. Zo blijft de focus van alle betrokkenen op de eigen werkzaamheden.